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La scelta del fornitore a cui affidarsi per la gestione delle stampanti/multifunzioni nel proprio ufficio è determinante, e sicuramente molto più importante rispetto al passato. Il motivo é semplice: purtroppo nella nostra cultura e nei nostri modelli di business i documenti cartacei (fatture, relazioni, e-mail, tabelle, grafici, report e simili) rivestono ancora una grande importanza. Prova ad immaginare quanti fogli stampi in un giorno. 

Ora prova ad immaginare quanto tempo dedichi a leggere, modificare, correggere e prendere appunti su quei fogli. Prova adesso a immaginare – all’improvviso – di non poter più produrre quei fogli… Si, sopravvivresti comunque, ma il tempo e il senso di smarrimento derivanti dal non avere un foglio di carta a cui aggrapparti ti causerebbero uno stress da gestire…e forse ne hai già tanti…

Insomma, casi limite a parte, stiamo sicuramente migrando verso una mentalità “digitale” ma ci occorre ancora del tempo.

La situazione appena descritta ti indica chiaramente che l’affidabilità del fornitore a cui affidare il servizio di manutenzione dei dispositivi di stampa del tuo ufficio, è probabilmente più importante del brand dei dispositivi stessi.

Come puoi valutare l’affidabilitá di un fornitore?

Ecco 3 elementi che ti offrono un indicatore chiaro.

  1. Esperienza: da quanto tempo fa il suo mestiere
  2. Partner finanziario: lavora come uno o più paertner finanziari
  3. Livello di servizio: che livello di servizio offre

Andiamo per gradi.

1 –  Esperienza
Non ti dico nulla di nuovo affermando che storicità ed esperienza sono sinonimo di affidabilità. Pertanto valuta attentamente questi fattori quando sceglierai il fornitore a cui affidare i tuoi dispositivi di stampa.

  • Da quanto tempo esercita la sua attività?
  • Quanta esperienza ha maturato?
  • Quanti dispositivi gestisce sui suoi clienti?
  • Quanti sono gli utenti complessivi dei suoi dispositivi?

Quando sei in fase di trattativa, chiedi sempre qualche referenza. Diffida da chi non è in grado di certificare i propri clienti o i propri numeri.

2 – Partner finanziari
A prescindere che tu sia orientato verso una soluzione a “noleggio operativo” o una formula “acquisto + assistenza ALL IN”, se il fornitore che stai valutando lavora con un partner finanziario è per te sinonimo di maggior affidabilità. 

Mi spiego meglio. 

Se il fornitore lavora con una finanziaria, vuol dire che quest’ultima ha vagliato e valutato attentamente: bilanci, fatturato, struttura aziendale, organigramma e rapporti con i fornitori. Inoltre – come se non bastasse – la società finanziaria fa firmare al fornitore un clausola contrattuale in cui “la finanziaria si rivarrà sul fornitore in caso di mancato pagamento dei canoni di noleggio da parte del conduttore (cliente finale) imputabili a mancata erogazione del servizio di assistenza e/o mancata fornitura di consumabili e parti di ricambio”.

Ecco alcune clausole che il FORNITORE (indicato come “Società” si obbliga a firmare con il partner finanziario di turno):

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Converrai con me che, se il tuo attuale fornitore – o il fornitore che stai valutando – lavora con un partner finanziario, ha un elevato livello di affidabilità, o quanto meno ha dovuto dare per conto dei propri clienti una serie di garanzie.

Naturalmente, se il fornitore lavora con più partner finanziari di rilevanza internazionale, significa che ha dovuto superare maggiori test di “affidabilità” e fornire maggiori garanzia. Questo si traduce – per te cliente finale – in maggiore affidabilità.

3 – Livello di servizio
Il livello di servizio fa la differenza tra un fornitore e l’altro. Quali sono i servizi che puoi richiedere? Tutto ciò che ti garantisca la continutà del servizio di stampa e riduca al minimo i tempi di eventuale fermo macchina.

  • Tempi di intervento in 4 ore: è il tempo minimo per prendere in carico una chiamata che richieda un intervento tecnico sul posto di un tecnico, da parte di un fornitore minimamente strutturato.
  • Assistenza tecnica da remoto: il fornitore può erogarti un primo livello di assistenza da remoto. Meglio se il fornitore ti renda disponibile un numero di assistenza tecnica diretta e una risorsa dedicata a questo tipo di servizio.
  • Servizio muletto: non sono molti i fornitori che sono in grado di garantirti una macchina sostitutiva per fermi prolungati legati alla manutenzione. Eppure è proprio questo che dovresti richiedere se desideri la continuità del printing nel tuo ufficio.
  • Scorta di toner: anche in questo caso, non sono molti i fornitori che ti rendono disponibili una scorta di toner in ufficio. Tieni presente che è l’unica soluzione per evitare di bloccarti per la mancanza di toner che – soprattutto nel caso del noleggio operativo – ti sono dovuti dal tuo fornitore. Ma attenzione: non cadere nella tentazione di “fare magazzino”. Il rischio è di accumulare dei toner che potrebbero rimanere fermi per lunghi periodi e essere inutilizzabili quando saranno inseriti in macchina. L’ideale è avere sempre un toner nero di scorta, e un kit colore solo se il tuo consumo supera determinati livelli. N.B: anche laddove il fornitore sia organizzato con un soluzione di rilevazione telematica dei livelli dei toner, un toner nero è sempre bene averlo a disposizione.

Conclusioni
Come vedi, anche pochi indicatori possono aiutarti a scegliere il meglio per il tuo lavoro e la tua azienda. Scegliere un fornitore affidabile non significa aumentare le voci di costo della tua azienda. Significa semplicemente dare maggior valore alle risorse della tua azienda, al tuo denaro e al tuo tempo. Prova a valutare questi aspetti nella scelta del tuo prossimo fornitore delle soluzioni di stampa.

Che dire se ti trovi intrappolato in un contratto di noleggio – magari ancora per 2 o 3 anni – e non sei soddisfatto del servizio offerto o se ti sta costando molto più del previsto?

Contattami e posso provare a darti una mano per venirne fuori. I clienti che ho seguito per queste attività hanno cominciato a lavorare con piena soddisfazione riducendo sensibilmente dei costi “inutili”.

3 COSE DA SAPERE PER SCEGLIERE IL FORNITORE GIUSTO
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